Kto reprezentuje fundację przy wnoszeniu majątku zanim jeszcze powstanie? Pułapka reprezentacji w fundacji rodzinnej w organizacji

Pozornie prosty scenariusz: fundator sporządza akt założycielski, fundacja rodzinna w organizacji właśnie powstała, a on sam chce wnieść do niej udziały w spółce z o.o. Ma przygotowaną umowę darowizny i dostęp do notariusza. Wydaje się, że wystarczy złożyć podpisy. 

W rzeczywistości błąd popełniony na tym etapie może skutkować nieważnością całej czynności i koniecznością jej powtórzenia już po wpisie fundacji do rejestru, w surowszej formie i w innym reżimie prawnym. Problem ten dotyczy bardzo wielu fundacji rodzinnych zakładanych w Polsce, a jego źródłem jest specyfika reprezentacji na etapie poprzedzającym rejestrację. 

Jeden człowiek, dwie role

Duża część fundatorów wybiera najprostszy model organizacyjny: jedna osoba jest fundatorem, jedynym członkiem zarządu i jedynym (albo głównym) beneficjentem. Takie rozwiązanie jest w pełni dopuszczalne na gruncie ustawy z 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej. Trudności pojawiają się wtedy, gdy fundator chce dokonać czynności rozporządzającej majątkiem jeszcze przed wpisem fundacji do Krajowego Rejestru Sądowego. 

Chcąc darować udziały fundacji w organizacji, fundator działa bowiem jednocześnie w dwóch rolach: jako darczyńca (we własnym imieniu) raz jako reprezentant obdarowanego. To klasyczny przypadek czynności z samym sobą, wymagający odpowiedniego rozwiązania prawnego. 

Fundacja w organizacji jako samodzielny podmiot

Fundacja rodzinna w organizacji powstaje z chwilą sporządzenia aktu założycielskiego. Od tego momentu jest odrębnym podmiotem prawa. Może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, a zatem skutecznie stać się stroną umowy darowizny udziałów. 

Zasady jej reprezentacji reguluje art. 23 ust. 4 ustawy: fundację w organizacji reprezentuje fundator lub ustanowiony przez niego pełnomocnik, a w określonych przypadkach zarząd. Przepis ten jest wyczerpujący i odrębny wobec reguł dotyczących fundacji już wpisanej do rejestru. 

Gdzie leży rzeczywisty problem?

Art. 63 ustawy o fundacji rodzinnej reguluje zawieranie umów między fundacją a członkiem zarządu. Przewiduje dwa warianty: 

1. Fundacja ma radę nadzorczą
   Wtedy rada nadzorcza reprezentuje fundację w takich umowach. Gdy jej nie ma reprezentuje ją pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia beneficjentów.
2. W wariancie szczególnym, gdy członek zarządu jest zarazem jedynym beneficjentem, ustawodawca wprowadził dodatkowe zabezpieczenie: czynność prawna między nim a reprezentowaną przez niego fundacją wymaga formy aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia sąd rejestrowy (art. 63 ust. 2). Przepis ten jest odpowiednikiem art. 210 Kodeksu spółek handlowych i służy eliminacji konfliktu interesów. 

Kluczowe jest jednak to, że art. 63 dotyczy fundacji już zarejestrowanej. Na etapie fundacji w organizacji przepisu tego nie stosuje się bezpośrednio, a tym bardziej nie należy go interpretować rozszerzająco. 

Jak wygląda to w praktyce?

Na etapie fundacji w organizacji, niezależnie od tego, czy beneficjentem jest wyłącznie fundator, czy również jego małżonek lub inne osoby, fundacja powinna być reprezentowana przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia beneficjentów (art. 63 ust. 1 stosowany odpowiednio przez art. 23 ust. 6 ustawy). Wymagana forma czynności to co do zasady pismo z notarialnie poświadczonymi podpisami, zgodnie z art. 180 k.s.h. chyba że umowa spółki, której udziały są wnoszone, zastrzega formę surowszą.

Po wpisie fundacji do rejestru sytuacja ulega istotnej zmianie. Gdy fundator pozostaje jedynym członkiem zarządu i jedynym beneficjentem, każda czynność prawna między nim a fundacją, w tym darowizna udziałów, wymaga formy aktu notarialnego. Nie wystarczy już notarialne poświadczenie podpisów. Notariusz ma przy tym obowiązek zawiadomienia sądu rejestrowego (art. 63 ust. 2 ustawy).

Praktyczna matryca decyzyjna

Dlaczego warto działać przed wpisem?

Wniesienie udziałów na etapie fundacji w organizacji jest możliwe i przy prawidłowo przeprowadzonej czynności – w pełni skuteczne. Pozwala uniknąć surowszego reżimu formalnego, który aktualizuje się dopiero po rejestracji.

Wymaga to jednak precyzyjnego działania:

• właściwej reprezentacji fundacji (pełnomocnik z uchwały, nie sam fundator),
• zachowania odpowiedniej formy czynności,
• weryfikacji treści umowy spółki.

Pominięcie któregokolwiek z tych elementów może skutkować nieważnością darowizny i koniecznością jej powtórzenia w trudniejszych warunkach.

Więcej o fundacji rodzinnej piszemy tutaj – sprawdź! Doradzamy na każdym etapie tworzenia fundacji rodzinnej: od opracowania struktury założycielskiej po pierwsze czynności rozporządzające majątkiem. Jeśli planujesz wniesienie aktywów do fundacji rodzinnej w organizacji, zapraszamy do kontaktu przed podpisaniem jakiejkolwiek dokumentacji.