Dlaczego przekształcenie spółki może być kluczowe dla Twojego biznesu?

Przekształcenie spółki pozwala dostosować prowadzoną działalność gospodarczą do bieżących potrzeb biznesowych, przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości tej działalności. Jest to proces wykraczający poza zwykłą zmianę formy prawnej spółki. Wymaga on uwzględnienia wielu aspektów prawnych i organizacyjnych, które mogą okazać się wymagające dla przedsiębiorców. W tym artykule przedstawimy najważniejsze praktyczne kwestie związane z przekształceniem spółek. Podzielimy się też doświadczeniami z przeprowadzonych przez naszą kancelarię procesów transformacyjnych.

Przygotowanie do przekształcenia

Zanim podejmiesz decyzję o przekształceniu spółki

Przekształcenie spółki jest rozwiązaniem, które może przynieść liczne korzyści zarówno wspólnikom, jak i samej spółce. Przekształcenie może być m.in. krokiem do zwiększenia skali działalności spółki. Dzięki temu zyska ona wiarygodność w oczach potencjalnych inwestorów oraz szansę na dokapitalizowanie i rozwój. Dzięki przekształceniu wspólnicy mogą również ograniczyć swoją odpowiedzialność za zobowiązania spółki i tym samym lepiej ochronić swój prywatny majątek. Przekształcenie niekiedy umożliwia także optymalizację podatkową (oczywiście w dozwolonym zakresie) czy usprawnienie zarządzania spółką.

Due diligence – pierwszy krok przed zmianą formy spółki

Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić przed przekształceniem spółki jest jej wewnętrzne due diligence. Dlaczego? Bo problematyczne kwestie wychodzą zawsze w najmniej odpowiednim momencie.

Przekształcenie spółki – najczęstsze problemy 

Z naszego doświadczenia wynika, że spora część spółek planujących przekształcenie nie jest świadoma prawnych przeszkód znajdujących się w ich własnej dokumentacji. Jedna przeoczona kwestia może zniweczyć całą procedurę przekształceniową lub wygenerować nieplanowane koszty.

Nieprzenoszalne zezwolenia i licencje

Co do zasady, spółce przekształconej będą automatycznie przysługiwały wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej (w tym wszelkie zezwolenia, koncesje i ulgi). Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki. Są to np. zezwolenia i licencje na wykonywanie transportu drogowego, których przeniesienie na spółkę przekształconą wymaga złożenia przez nią wniosku i wydania decyzji przez organ.

Umowy o dofinansowanie

problematyczne są w szczególności umowy zawierane z Polskim Funduszem Rozwoju (PFR), w których klauzule o zachowaniu ciągłości działalności budzą wątpliwości interpretacyjne. W naszej praktyce spotkaliśmy ze sprawą, w której powstała wątpliwość, czy przekształcenie nie naruszy postanowień takiej umowy. To pytanie, na które odpowiedź może kosztować zwrot części lub nawet całości dofinansowania.

Klauzule „change of control”

Co do zasady, spółka przekształcona staje się stroną wszystkich umów zawartych przez spółkę przekształcaną. Umowy z kontrahentami mogą jednak zawierać postanowienia umożliwiające im rozwiązanie tych umów w przypadku zmiany przez spółkę jej struktury, w tym formy prawnej. Możliwa jest zatem sytuacja, że dzień po przekształceniu spółka straci najważniejszego klienta.

Kolizja nazw

Nazwa spółki powinna dostatecznie odróżniać się od nazw innych przedsiębiorców (w tym spółek) prowadzących działalność na tym samym rynku. W przypadku zaistnienia zbyt dużego podobieństwa, powstaje ryzyko odmowy wpisania przekształcenia przez sąd. Może to również skutkować kosztownym pozwem ze strony spółki, której prawo do firmy zostało naruszone. Należy również pamiętać, że przy zmianie nazwy spółka przekształcona jest zobowiązana do podawania dawnej nazwy obok tej nowej, wraz z wyrazem „dawniej” – np. XYZ sp. z o.o. (dawniej: ABC sp.j.). Obowiązek ten spoczywa na spółce przekształconej przez rok od dnia przekształcenia.

CIT estoński

Przekształcanie spółki może utrudniać lub nawet uniemożliwiać wybór lub utrzymanie tej formy opodatkowania. Jednym z jej podstawowych warunków jest bowiem prosta struktura właścicielska – wspólnikami spółki opodatkowanej estońskim CIT mogą być tylko osoby fizyczne. Jest to zagadnienie, które może generować znaczne koszty podatkowe, jeżeli przekształcenie nie zostało odpowiednio zaplanowane. W szczególności, gdy zachodzi konieczność zastąpienia wspólnika będącego inną spółką.

Sukcesja uniwersalna – co to oznacza w praktyce?

Spółka przekształcona zasadniczo z mocy prawa wstępuje we wszystkie prawa i obowiązki spółki przekształcanej. Zazwyczaj będzie ona również stroną wszystkich umów zawartych przez spółkę przekształcaną, które będzie dalej niezmiennie wykonywać. Jeżeli zatem spółka zawarła z kontrahentem umowę o dostawę danych towarów lub świadczenie danych usług, po przekształceniu takie umowy nadal będą obowiązywać.

Warto jednak pamiętać, że niekiedy umowy zawierają postanowienia wiążące z przekształceniem negatywne konsekwencje. Czasami przekształcenie spółki dokonane bez zgody kontrahenta lub niezawiadomienie go o przekształceniu może prowadzić do naliczenia przez niego kary umownej czy nawet rozwiązania umowy. Takie konsekwencje zazwyczaj występują w umowach z bankami.

W praktyce zdarzają się również sytuacje, gdy kontrahenci wykorzystują przekształcenie jako pretekst do wymuszenia zmiany warunków umowy. Dla bezpieczeństwa warto zatem wprowadzić do niej postanowienie zakazujące renegocjacji w takiej sytuacji.

Co dzieje się z pracownikami po przekształceniu?

Przekształcenie jest również neutralne z perspektywy pracowniczej. Nie jest ono bowiem traktowane jako przejście zakładu pracy. Wszyscy pracownicy spółki przekształcanej automatycznie stają się zatem pracownikami spółki przekształconej, przez co zachowana zostaje ciągłość stosunku pracy.

Spółka przekształcona zachowa także numer REGON i NIP spółki przekształcanej.

Aspekty podatkowe – o czym księgowy nie zawsze pamięta?

Za podjęciem decyzji o przekształceniu spółki często stoi potrzeba optymalizacji podatkowej. Przekształcenie, które nie było poprzedzone przeprowadzeniem pełnej analizy jego konsekwencji, może przynieść skutek odwrotny do zamierzonego. Może prowadzić do poniesienia przez spółkę nieplanowanych kosztów, zamiast uzyskania oszczędności.

Sprawami najistotniejszymi z perspektywy spółki, na które należy zwrócić uwagę jest podwójne opodatkowanie (również zysków wypracowanych przez spółkę jeszcze przed przekształceniem), rozliczenie strat z lat ubiegłych czy podatek od czynności cywilnoprawnych.

Przekształcenie spółki – jak zaoszczędzić czas i pieniądze?

Powszechnie panuje przekonanie, że przekształcenie spółki trwa kilka miesięcy. Całą procedurę wydłużają w szczególności formalności związane z zawiadamianiem wspólników o planowanym podjęciu uchwały przekształceniowej. Pełna zgodność po stronie wspólników i jasny plan przekształcenia umożliwia jednak przeprowadzenie go nawet w miesiąc.

Praktyczne wskazówki od ekspertów – rekordowe 13 dni

W naszej praktyce stosujemy rozwiązanie, które pomija etap zawiadamiania wspólników i pozwala na zaoszczędzenie pieniędzy i czasu. Umożliwiło nam ono przeprowadzenie przekształcenia w rekordowym czasie 13 dni – od otrzymania zlecenia do wpisu przekształcenia w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wymagało to jednak niezwykle sprawnej współpracy ze wspólnikami i księgowością.

Podsumowanie

Przekształcenie jest dla spółki szansą na rozwój, zmianę struktury organizacyjnej, zwiększenie bezpieczeństwa wspólników czy też optymalizację podatkową. Jest to zatem strategiczna decyzja wymagająca wiedzy, znajomości praktyki i gruntownej analizy, która pozwolić ustalić, czy przekształcenie przyniesie spodziewane korzyści. Kluczem do prawidłowego i skutecznego przekształcenia jest odpowiednie przygotowanie całego procesu. Nasz zespół pomoże w wyborze najlepszego rozwiązania i sprawnie przeprowadzi całą procedurę.