Jak zabezpieczyć interesy spółki w umowie z członkiem zarządu – czyli wszystko co wspólnicy powinni wiedzieć o kontrakcie menadżerskim

Powołując członków zarządu (lub członków rady dyrektorów) spółki kapitałowej, wspólnicy oddają w ich ręce kompetencję zarządzania spółką i zgromadzonym w niej majątkiem. Istotne jest zatem, aby współpraca z zarządem układała się w sposób jak najlepszy dla spółki. Jak zatem ustalić zasady pełnienia funkcji członka zarządu, aby zabezpieczyć interesy spółki?

Dla uproszczenia, poniżej będziemy się odnosić do członków zarządu spółki kapitałowej. Tożsame zasady mają jednak zastosowanie do członków rady dyrektorów w prostej spółce akcyjnej.

Forma współpracy z członkiem zarządu spółki

Podejmując współpracę z członkiem zarządu, wspólnicy mogą wybrać formę, w jakiej uregulują warunki tej współpracy. Może to być akt powołania (najczęściej uchwała o powołaniu), umowa o pracę lub kontrakt menadżerski.

Krótką charakterystykę każdej z tych form przedstawiliśmy w jednym z naszych wcześniejszych artykułów (Formy współpracy z członkiem Zarządu w sp. z o.o. – umowa o pracę, kontrakt menadżerski, czy powołanie?).

Akt powołania daje ograniczone możliwości ustalenia zasad współpracy. Dlatego też jest on najczęściej uzupełniany o umowę zawieraną z członkiem zarządu.

Umowa o pracę podlega przepisom kodeksu pracy, zatem także w tym przypadku możliwość swobodnego ukształtowania praw i obowiązków doznaje ograniczeń.

Z tego względu, w spółkach nastawionych na rozwój, gdzie zarządzanie wymaga zaangażowania i realizacji strategicznych celów, z członkami zarządu najczęściej zawierany jest kontrakt menadżerski. Przyjrzymy się mu bliżej w niniejszym artykule.

Kontrakt menadżerski – co to za umowa?

Kontrakt menadżerski to umowa cywilnoprawna stanowiąca nienazwany typ umowy o świadczenie usług, zawierana w granicach swobody umów. Gwarantuje największą elastyczność przy ustalaniu zasad współpracy, co daje szerokie możliwości zabezpieczenia interesów spółki.

W kontrakcie menadżerskim warto uregulować podstawowe kompetencje przypisane do danego członka zarządu. Można to zrobić wskazując np. dziedzinę, za którą odpowiada (finanse, zarządzanie operacyjne itd.).

Wynagrodzenie i programy motywacyjne dla członka zarządu

Postanowieniem kluczowym dla obu stron umowy jest bez wątpienia ustalenie zasad wynagradzania członka zarządu z tytułu pełnionej przez niego funkcji.

W kontrakcie menadżerskim wynagrodzenie to zazwyczaj jest ustalane jako połączenie stałej podstawy oraz szeregu dodatków, bonusów i premii, których uzyskanie uzależnione jest od spełnienia przez członka zarządu określonych w umowie warunków.

Bonusy finansowe oparte o KPI

Celem zmotywowania członka zarządu do efektywnej pracy dla rozwoju spółki, w kontrakcie menadżerskim można wprowadzić bonusy finansowe, których przyznanie jest uzależnione od osiągnięcia konkretnych wyników w określonym czasie.

Spółka może wprowadzić takie KPI, jakie odpowiadają jej strategicznym celom. Istotne jednak, aby były one odpowiednio skonkretyzowane i mierzalne – tak, by osiągnięcie wskaźnika mogło być zweryfikowane w pełni obiektywnie. Wprowadzenie KPI o charakterze ogólnym i ocennym może w przyszłości doprowadzić do sporów z członkiem zarządu.

Jako przykłady KPI, w oparciu o które mogą być przyznawane premie, można wskazać wskaźnik EBITDA, wskaźnik rotacji pracowników, liczbę nowych klientów itd.

Programy oparte na akcjach lub udziałach w spółce

Członkom zarządu mogą zostać przyznane prawa (opcje) nabycia lub objęcia udziałów lub akcji spółki na preferencyjnych zasadach, po spełnieniu ustalonych warunków. Takim warunkiem może być np. osiągnięcie określonych wyników finansowych, realizacja założonych celów organizacyjnych, długość okresu współpracy ze spółką.

Spółka może przyznać to prawo w ramach szerszego programu skierowanego do wszystkich pracowników lub określonych grup (ESOP – Employee Stock Option Plan) lub też w indywidualnej umowie z członkiem zarządu.

Przyznając tego rodzaju uprawnienie należy jednak pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu interesów spółki. Istotne tu będzie:

• precyzyjne określenie warunków, których spełnienie uprawnia członka zarządu do nabycia udziałów lub akcji,
• określenie maksymalnej puli udziałów lub akcji, które mogą być nabyte lub objęte w tym trybie – celem zabezpieczenia dotychczasowych udziałowców lub akcjonariuszy przed rozwodnieniem,
• wskazanie okresu, w którym będzie dochodziło do stopniowego nabywania praw (tzw. vesting) – celem zmotywowania do dłuższej współpracy ze spółką,
• wskazanie minimalnego okresu pełnienia funkcji członka zarządu, po którym możliwe będzie wykonanie prawa z opcji (tzw. cliff).

Jak dodatkowo zabezpieczyć spółkę – klauzule malus i clawback

Oparcie wynagradzania członków zarządów na wynikach spółki może niekiedy zachęcać menadżerów do podejmowania działań nadmiernie ryzykownych lub niezgodnych z polityką spółki, celem osiągnięcia jak najlepszych wyników i w konsekwencji uzyskania jak najwyższej premii.

Jednym ze sposobów zabezpieczenia spółki przed takimi naruszeniami jest wprowadzenie do kontraktu menadżerskiego klauzul malus i clawback.

1. Klauzula malus umożliwia obniżenie lub anulowanie niewypłaconej jeszcze premii – pomimo spełnienia warunków jej wypłaty – gdy wyjdą na jaw określone w umowie negatywne zdarzenia (przesłanki anulowania).

Dobrze skonstruowana klauzula malus wymaga precyzyjnego określenia przesłanek anulowania premii oraz trybu, w jakim należy ustalić te okoliczności.

Przykład: Umowa przewiduje przyznanie premii członkowi zarządu w przypadku pozyskania przez niego określonej liczby nowych klientów w pierwszej połowie 2025 r. Spółka pozyskała w tym okresie założoną liczbę nowych klientów. Kontrola wykazała, że w celu ich pozyskania członek zarządu istotnie naruszył przepisy o ochronie danych osobowych. Naraża to spółkę na znaczne konsekwencje finansowe. W tej sytuacji spółka – z powołaniem na klauzulę malus zawartą w kontrakcie menadżerskim – może odmówić wypłaty premii członkowi zarządu.

2. Klauzula clawback umożliwia natomiast żądanie zwrotu już wypłaconej premii jeżeli określone w umowie okoliczności (przesłanki zwrotu) ujawnią się po spełnieniu świadczenia.

Okoliczności uprawniające spółkę do żądania zwrotu wypłaconej premii mogą obejmować m.in.:

• stwierdzenie nieprawidłowości w dokumentacji finansowej spółki, na podstawie której oceniono spełnienie przesłanek wypłaty premii,
• naruszenie przez członka zarządu obowiązujących w spółce zasad i polityk, warunków kontraktu menadżerskiego itp.,
• działanie przez członka zarządu na szkodę spółki (niezależnie od samego faktu wystąpienia szkody).

Przy konstruowaniu klauzuli clawback, poza precyzyjnym określeniem przesłanek zwrotu, należy zwrócić uwagę na oznaczenie okresu, w jakim mogą wystąpić zdarzenia uprawniające do żądania zwrotu wypłaconych bonusów.

Zakaz konkurencji członka zarządu spółki

Podstawowe regulacje dotyczące podejmowania działalności konkurencyjnej przez członka zarządu spółki kapitałowej zawiera kodeks spółek handlowych. Przedstawiliśmy je w artykule na temat praw i obowiązków zarządu w spółce z o.o. W spółce akcyjnej i prostej spółce akcyjnej ustawodawca uregulował kodeksowy zakaz konkurencji w sposób analogiczny.

W kontrakcie menadżerskim strony mogą ustawowy zakaz konkurencji rozszerzyć lub doprecyzować, np. poprzez skonkretyzowanie definicji działalności konkurencyjnej.

Co istotne, zakaz konkurencji wynikający z kodeksu spółek handlowych obowiązuje wyłącznie przez czas pełnienia funkcji członka zarządu spółki. Aby osoba pełniąca tę funkcję nie mogła podejmować działalności konkurencyjnej także po wygaśnięciu mandatu – konieczne jest zawarcie odpowiedniej klauzuli rozszerzonego zakazu konkurencji.

Zazwyczaj uzupełnieniem takiej klauzuli jest zastrzeżenie kary umownej na wypadek złamania zakazu konkurencji. Połączenie tych dwóch regulacji w kontrakcie menadżerskim stanowi już znaczne zabezpieczenie interesów spółki.

Ochrona informacji poufnych

Jako osoba sprawująca zarząd nad całością działalności spółki, członek zarządu ma nieograniczoną wiedzę o informacjach istotnych dla przyszłości spółki. Ma dostęp do krótko i długoterminowych strategii rozwoju, know-how, informacji o sytuacji finansowej itd.

Istotne dla spółki powinno być zatem zabezpieczenie przed ujawnieniem informacji poufnych przez członka zarządu lub ich wykorzystaniem dla własnych interesów. W tym celu, w kontrakcie menadżerskim warto zawrzeć klauzule ochrony informacji poufnych, obowiązujące przez czas pełnienia funkcji i po jej zakończeniu.

Jak zabezpieczyć spółkę na wypadek zakończenia współpracy z członkiem zarządu?

Zakończenie współpracy z członkiem zarządu może nastręczać wielu problemów. Jak płynnie przeprowadzić przekazanie zarządu, by nie doszło do przestoju w działalności spółki? Co z udziałami lub akcjami menadżerskimi, które nabył członek zarządu?

Problemy, jakie mogą się pojawić w okresie zakończenia współpracy najlepiej przewidzieć już przy jej rozpoczęciu. A jeszcze lepiej – przewidzieć dla nich rozwiązania. Dlatego kontrakt menadżerski powinien zawierać postanowienia regulujące zasady odejścia członka zarządu ze spółki.

Jest to temat, który zdecydowanie wymaga szerszego omówienia – dlatego wrócimy do niego w kolejnym artykule. Zachęcamy do śledzenia naszego bloga na bieżąco.

Co jeszcze powinien zawierać kontrakt menadżerski?

Powyżej zasygnalizowaliśmy podstawowe klauzule, jakie wprowadzane są w standardowych kontraktach menadżerskich. Jednak szyta na miarę umowa powinna regulować wszystkie kwestie, jakie dana spółka uzna za istotne dla niej. Zależnie od tego, czy w danej spółce nacisk kładziony jest na ekspansję zagraniczną, wejście na rynek kapitałowy, czy też na przetrwanie kryzysu – kontrakt menadżerski może wymagać ustalenia zasad współpracy w nieco odmienny sposób.

Przygotowanie umowy warto zatem powierzyć doświadczonym prawnikom. W pierwszej kolejności przeprowadzą oni wywiad, a następnie zaproponują rozwiązania odpowiednie do aktualnej sytuacji spółki i jej potrzeb. Jeśli zatem chcesz kompleksowo ustalić zasady współpracy z członkiem zarządu Twojej spółki – zapraszamy do kontaktu.