Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) i prostej spółki akcyjnej (PSA) oraz statut spółki akcyjnej (SA) mają znaczenie nie tylko na etapie zakładania spółki, ale przez cały czas jej istnienia. Do tych dokumentów należy w pierwszej kolejności sięgnąć, aby ustalić, w jaki sposób podejmować konkretne działania w toku funkcjonowania spółki. Dobrze przemyślana umowa spółki (lub jej statut – w przypadku spółki akcyjnej), będzie zawierała zarówno rozwiązania zapobiegające powstawaniu konfliktów w spółce, jak i metody ich zażegnania. W niniejszym artykule, podpowiadamy jakie kluczowe kwestie, dotyczące funkcjonowania przyszłego podmiotu, wspólnicy powinni ustalić i wpisać do umowy / statutu spółki.
*Dla uproszczenia, poniższą analizę przedstawiamy na przykładzie spółki z o.o., jako najczęściej spotykanej. Jednak analizowane kwestie będą aktualne także dla spółki akcyjnej i prostej spółki akcyjnej.
Finanse
W pierwszej kolejności wspólnicy powinni ustalić co wnoszą do spółki:
- czy są to wkłady pieniężne, czy niepieniężne?
- jaka jest ich wartość?
- jaka ma być wysokość kapitału zakładowego i wartość udziałów?
Należy także przemyśleć jaką spółka przyjmie politykę co do dywidendy. Warto uzgodnić, na jakich zasadach będzie dokonywany podział zysku i czy wspólnicy mogą żądać wypłaty zaliczek na poczet dywidendy.
Struktura spółki
Jak już wspominaliśmy w artykule na temat spółki z o.o., w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zawsze musi działać zarząd oraz zgromadzenie wspólników. Organy nadzorcze, czyli rada nadzorcza i komisja rewizyjna, mogą zostać powołane, ale nie muszą.
Zatem, przed zawarciem umowy warto ustalić, czy wspólnicy powołają organ nadzorczy, czy też wolą samodzielnie kontrolować sposób zarządzania spółką. Zwykle w mniejszych organizacjach powoływanie rady nadzorczej i komisji rewizyjnej nie jest konieczne – wspólnicy mogą osobiście wykonywać swoje uprawnienia nadzorcze.
Kiedy już podjęte zostaną decyzje jakie organy utworzyć, warto dobrze przemyśleć jakie każdy z nich będzie miał kompetencje.
Zarząd spółki
Sposób uregulowania zasad funkcjonowania zarządu wpływa na utrzymanie przez wspólników większej lub mniejszej kontroli nad spółką.
Dokonując ustaleń co do zasad działania przyszłego zarządu spółki, należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
- kto ma posiadać uprawnienia do powoływania i odwoływania zarządu lub jego poszczególnych członków?
- ile osób ma wchodzić w skład zarządu?
- na jakich zasadach osoby te mają reprezentować spółkę?
- na jakich zasadach członkowie zarządu mają podejmować decyzje?
Powoływanie i odwoływanie członków zarządu należy zasadniczo do kompetencji zgromadzenia wspólników. Jednak można tu wprowadzić pewne modyfikacje:
- kompetencję tę można powierzyć w całości lub w części radzie nadzorczej;
- powołanie jednego lub kilku członków zarządu może stanowić uprawnienie osobiste jednego lub kilku wspólników;
- uprawnienie to może zostać powiązane z udziałami, jako forma uprzywilejowania udziałów;
- jeśli kompetencja ta pozostanie przy zgromadzeniu wspólników, można zmodyfikować większość głosów, jaką taka decyzja będzie zapadać.
We wszystkich spółkach kapitałowych zarząd (oraz rada dyrektorów w prostej spółce akcyjnej) składa się z jednego lub większej liczby członków. Nie ma zatem górnej granicy liczby członków tego organu – należy to do decyzji wspólników danej spółki. W umowach najczęściej spotyka się ustalenia liczby członków zarządu przez podanie górnej i dolnej wartości, np. „zarząd może się składać z od 1 do 3 członków”. Wówczas zarówno zarząd jedno-, dwu-, jak i trzyosobowy będzie prawidłowy.
Spotyka się także ustalenia sztywne, np. „zarząd składa się z dwóch członków”. W takich przypadkach należy pamiętać o jak najszybszym powołaniu nowego członka zarządu na miejsce członka ustępującego z tej funkcji, tak, by zawsze w zarządzie było tylu członków, ilu wymaga umowa.
Kolejną kwestią, którą wspólnicy powinni przedyskutować na etapie przedzałożycielskim, jest sposób reprezentacji spółki przez zarząd. Gdy zarząd jest wieloosobowy, a umowa spółki nie stanowi inaczej, do reprezentowania spółki konieczne jest współdziałanie dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Jednak w umowie spółki można wprowadzić modyfikacje tej zasady, m.in.:
- można przyjąć, że każdy z członków zarządu wieloosobowego może reprezentować spółkę samodzielnie;
- można także ustalić, że prezes zarządu może reprezentować spółkę samodzielnie, a do reprezentowania przez pozostałych członków zarządu konieczne jest ich współdziałanie.
Uwaga praktyczna: Nawet jeśli na chwilę założenia spółki ma w niej działać tylko jeden członek zarządu, i tak warto w umowie przewidzieć, że zarząd spółki może się składać z jednej lub większej liczby osób. Warto również od razu przewidzieć sposób reprezentacji przez zarząd wieloosobowy. Dzięki temu, kiedy w przyszłości pojawi się konieczność powołania nowego członka zarządu, nie będzie się to wymagało zmiany umowy spółki.
Poza sposobem reprezentacji spółki przez zarząd, warto także przemyśleć sposób podejmowania decyzji przez zarząd wieloosobowy. Zarząd, jako organ kolegialny, podejmuje decyzje w formie uchwał. Jednak co do zasady, każdy członek zarządu może samodzielnie prowadzić sprawy zwykłego zarządu spółki, bez konieczności uzyskania wcześniejszej uchwały zarządu. W umowie można doprecyzować lub zmodyfikować te zasady. Przykładowo, można wskazać, jakie sprawy przekraczają zakres zwykłego zarządu i wymagają wcześniejszej uchwały członków tego organu.
Zgromadzenie wspólników
Jak wyżej wyjaśniliśmy, co do zasady to zarząd prowadzi sprawy spółki i podejmuje decyzje samodzielnie. Jednak przy podejmowaniu działań o znaczeniu strategicznym dla spółki, konieczne może być wcześniejsze uzyskanie zgody zgromadzenia wspólników.
Do takich decyzji kluczowych kodeks spółek handlowych zalicza m.in.:
- zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;
- nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej.
Umowa spółki może ten katalog rozszerzać lub zawężać, odpowiednio do planowanej działalności. Jeśli np. spółka ma prowadzić działalność deweloperską, warto w umowie zaznaczyć, że nabycie i zbycie nieruchomości nie wymaga zgody zgromadzenia wspólników.
Przed zawiązaniem spółki wspólnicy powinni także przemyśleć jak zgromadzenie wspólników ma w przyszłości podejmować decyzje. Można tu dokonać modyfikacji w zakresie kworum, czyli wymaganej liczby członków biorących udział w zgromadzeniu. Wspólnicy mogą także wprowadzić kwalifikowane większości głosów dla podejmowania najistotniejszych dla spółki decyzji.
Sfera praw i obowiązków wspólników
W tym obszarze warto uzgodnić w szczególności następujące kwestie:
- uprzywilejowanie udziałów i uprawnienia osobiste wspólników;
- zasady wyjścia ze spółki, w szczególności ograniczenia w zbywaniu udziałów;
- zasady sukcesji na wypadek śmierci;
- szczególne obowiązki wspólników, np. zobowiązanie do powtarzających się świadczeń pieniężnych lub niepieniężnych.
Zasadą jest, że wspólnicy mają równe prawa i obowiązki w spółce. Jednak umowa spółki może przewidywać udziały o szczególnych uprawnieniach, czyli udziały uprzywilejowane, o których pisaliśmy już na łamach naszego bloga. W przypadku utworzenia udziałów uprzywilejowanych, w razie ich zbycia nabywca udziałów otrzymuje przywileje powiązane z danymi udziałami.
Inaczej jest w przypadku uprawnień osobistych wspólnika, które powiązane są z jego osobą, a nie z udziałami. W tym przypadku, gdy wspólnik posiadający uprawnienie osobiste zbywa udziały, te szczególne uprawnienia nie przechodzą na nabywcę. W praktyce nierzadko spotyka się uprawnienie osobiste polegające na prawie powoływania i odwoływania członków organów spółki.
Bardzo często w umowach modyfikuje się zasady wyjścia ze spółki. W szczególności wprowadza się ograniczenia w zbywaniu udziałów. Jeśli wspólnikom zależy, aby kontrola nad spółką pozostawała w ich rękach, wprowadza się prawo pierwszeństwa nabycia udziałów przez innych wspólników. Często spotykane jest również uzależnienie zbycia udziałów od zgody spółki, którą w takim przypadku wyraża zarząd. Dzięki temu spółka ma kontrolę nad tym, kto może wejść do grona jej wspólników.
Udziały w spółce z o.o. wchodzą w skład masy spadkowej po wspólniku. Zatem co do zasady, prawa wynikające z udziałów przechodzą na spadkobierców wspólnika. W umowie można jednak zastrzec, że wstąpienie spadkobierców do spółki jest ograniczone lub wyłączone. W takim przypadku w umowie należy także przewidzieć zasady spłaty spadkobierców zmarłego wspólnika.
Podsumowanie
Na etapie tworzenia nowego biznesu wspólnicy mają wiele decyzji do podjęcia. Plany finansowe są oczywiście najistotniejsze, jednak aby dobrze zaplanować przyszłość swojej firmy, nie można zapominać o stronie prawnej planowanego przedsięwzięcia.
Warto już na wstępie przemyśleć wizję funkcjonowania przyszłej spółki i przewidzieć, jakie problemy i konflikty mogą się pojawić w przyszłości na tym tle. Jeśli w ferworze działań organizacyjnych przed założeniem nowej firmy nie macie już na to czasu – zachęcamy, aby powierzyć to zadanie prawnikom z naszej Kancelarii, którzy bazując na swoim doświadczeniu przeprowadzą Was przez ten proces krok po kroku.
