Jednym z podstawowych praw korporacyjnych wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest prawo głosu na zgromadzeniu wspólników. Zasadą jest, że na każdy udział o równej wartości nominalnej przypada jeden głos, a jedynie w sytuacjach, określonych w ustawie prawo do głosowania może być ograniczone (w szczególności głosowanie w sprawach dot. odpowiedzialności wspólnika – art. 244 k.s.h.). Uprawnienie to jest szczególnie ważne, gdyż umożliwia wspólnikowi współdecydowanie o losach spółki (bezpośrednio – przede wszystkim w przypadkach określonych w art. 228 i 231 k.s.h. oraz pośrednio – poprzez wybór członków zarządu).
Wspólnik, dążąc do jak najpełniejszej realizacji swojego uprawnienia nie musi osobiście głosować nad podejmowanymi uchwałami. Ustawa przewiduje, że wspólnik może także brać udział w zgromadzeniu wspólników i wykonywać prawo głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość lub przez ustanowionego przez siebie pełnomocnika. Przyjrzyjmy się dokładniej drugiej z wymienionych możliwości.
Uwagi ogólne
Na początek kilka podstawowych informacji – pełnomocnictwo do głosowania należy odróżnić od pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników. Pełnomocnik upoważniony jedynie do udziału w zgromadzeniu nie jest jednocześnie umocowany do oddania głosu. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności (nie wystarczy zatem mail od wspólnika z upoważnieniem do głosowania), a jego kopia powinna zostać dołączona do księgi protokołów. Umowa spółki może przewidywać bardziej rygorystyczne wymogi zarówno co do formy jak i do zakresu uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników i oddawania głosu przez pełnomocnika.
Kto może być pełnomocnikiem?
Jeżeli tylko dana osoba nie pełni funkcji członka zarządu lub nie jest pracownikiem spółki – może być pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników.
Nic nie stoi zatem na przeszkodzie, aby pełnomocnictwa udzielić członkowi rady nadzorczej, komisji rewizyjnej czy prokurentowi – jeżeli tylko nie są pracownikami spółki. Podobnie rzecz się ma z innym wspólnikiem. W tym wypadku należy jednak dodatkowo pamiętać o art. 244 k.s.h., który wprowadza ograniczenie co do rodzaju uchwał, podejmowanych przez takiego pełnomocnika. Zgodnie z tym przepisem, wspólnik, będąc pełnomocnikiem innej osoby nie może głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki. Część doktryny zwraca również uwagę, że uchwały podejmowane na zgromadzeniu wspólników tworzą czynność prawną wielostronną. Jest to szczególnie ważne ze względu na regulację art. 108 k.c., który stanowi, że pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej dokonywanej w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa.
Dodatkowo należy zwrócić uwagę, czy w sytuacji, kiedy pełnomocnik reprezentuje kilku wspólników nie dochodzi do konfliktu interesów.
O czym należy pamiętać, chcąc oddać głos przez pełnomocnika?
W pierwszej kolejności należy dokładnie przeanalizować umowę spółki – może ona bowiem zawierać bardziej szczegółowe ograniczenia co do możliwości oddania głosu przez pełnomocnika.
Po drugie należy dokładnie zastanowić się, kogo ustanowić pełnomocnikiem. Jest to o tyle utrudnione, że należy wziąć pod uwagę nie tylko funkcję, jaką wybrana przez nas osoba pełni w spółce, ale też jakiego rodzaju uchwały będą przedmiotem głosowania.
W dalszej kolejności – forma. Dla ważności pełnomocnictwa, ustawa przewiduje formę pisemną, a doktryna wskazuje dodatkowo na jego niezbędną treść. Pełnomocnictwo musi szczegółowo określać swój zakres i jasno wskazywać, że upoważnia do oddania głosu w danej sprawie. Zatem pełnomocnictwo ogólne do udziału w zgromadzeniu wspólników nie będzie skuteczne.
Nie trzeba dodawać, że chcąc w pełni realizować swoje prawo do głosowania przez pełnomocnika warto zadbać o porządne pełnomocnictwo, a nie polegać jedynie na wzorach, które można znaleźć w sieci. W przeciwnym razie, nie tylko nie będziemy mogli korzystać z przyznanych nam uprawnień, ale też w danej sytuacji możemy pozostać bez wpływu na działania spółki.
