W spółkach z o.o. bardzo często rozważa się zatrudnienie powołanych członków zarządu na postawie umowy o pracę. Okazuje się to istotne zarówno dla Spółki, jak i członków zarządu np. z uwagi na płatne urlopy, świadczenia z ubezpieczenia chorobowego, kwestię zakazu konkurencji, czy powierzenia mienia.
Ani Kodeks spółek handlowych, ani Kodeks pracy nie regulują całościowo tematyki związanej z zatrudnieniem członka zarządu, podczas gdy praktyka pokazuje, że organy tych spółek mają szereg wątpliwości dotyczących możliwości i sposobu nawiązania stosunku pracy z członkiem zarządu w spółce z o.o.
Umowa o pracę na okres kadencji
Strony mogą swobodnie określić okres na jaki zawarta zostanie umowa o pracę, zgodnie z zasadami kodeksu pracy. Nie jest on ściśle związany z okresem powołania do zarządu. Umowa może zostać zawarta na czas określony lub nieokreślony (art. 25 k.p.). Z uwagi na specyfikę stanowiska członka zarządu należy wykluczyć możliwość zawarcia z nim umowy o prace na okres próbny. Powołania dokonuje się bowiem spośród osób, które są powołującym znane i, które w ich ocenie gwarantują prawidłowe sprawowanie funkcji.
Dobrym rozwiązaniem wydaje się być zawarcie z członkiem zarządu umowy o pracę, o której mowa w art. 251 k.p. tj. „w celu wykonywania pracy przez okres kadencji”. Kadencja jest okresem sprawowania funkcji w organie spółki rozumianym jako okres, na który członek organu został powołany, liczony w latach. W praktyce jednak kadencja często nie pokrywa się z faktycznym okresem sprawowania przez członka zarządu funkcji w zarządzie (tzw. „mandatem”). Zasadniczo mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe (art. 202 k.s.h.). W praktyce może się okazać, że umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu w związku z upływem kadencji, a członek zarządu nadal będzie zobligowany wykonywać swoje obowiązki w zarządzie do czasu wygaśnięcia mandatu (odbycia zgromadzenia). Aby uniknąć niespójności możliwe i zasadne wydaje się sprecyzowanie terminu obowiązywania umowy z członkiem zarządu poprzez wskazanie, że umowa zawarta w celu wykonywania pracy przez okres kadencji wygasa z chwilą utraty przez niego mandatu uprawniającego do pełnienia funkcji w organie spółki tj. z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu bądź z chwilą rezygnacji lub odwołania danej osoby z funkcji członka Zarządu.
Zawarcie umowy o pracę
Umowa o pracę, jako umowa między spółką, a członkiem zarządu wymaga zastosowania modyfikacji w stosunku do ogólnych zasad reprezentacji spółki. Przy jej zawieraniu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 k.s.h.). W spółce z o.o., inaczej niż na gruncie spółki akcyjnej, rada nadzorcza nie jest obligatoryjna (art. 213 § 1 KSH), chyba że spełnione są łącznie dwa warunki: co do wysokości kapitału zakładowego lub liczby wspólników (art. 213 § 2 KSH). W przypadku gdy została powołana – może zawrzeć umowę z członkiem zarządu, przy czym co do zasady wszyscy jej członkowie powinni działać łącznie, chyba że z umowy spółki, regulaminu rady nadzorczej lub uchwały rady nadzorczej wynika upoważnienie dla jednego (niektórych) z jej członków.
W przypadku niepowołania rady nadzorczej, pojawienia się problemów z uzyskaniem obecności członków rady bądź ewentualnej kolizji interesów konieczne jest powołanie pełnomocnika. Pełnomocnik, o którym mowa w art. 210 § 1 k.s.h., może zostać powołany jedynie uchwałą wspólników w głosowaniu tajnym. Należy uznać, że niedopuszczalne jest powołanie pełnomocnika do stałego reprezentowania spółki wobec członków zarządu bądź w odniesieniu do czynności określonego rodzaju – powinno to mieć miejsce każdorazowo w odniesieniu do poszczególnej czynności.
Wskazana zasada dot. reprezentacji spółki przez radę, bądź pełnomocnika ma zastosowanie w spółkach wieloosobowych oraz jednoosobowych, w których jedyny wspólnik nie jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu. W przypadku gdy wspólnik spółki jednoosobowej jest zarazem jedynym członkiem zarządu czynność prawna między tym wspólnikiem, a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego, a o każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (art. 210 § 2 k.s.h.).
Stosunek pracy, a odwołanie członka zarządu
Podjęcie uchwały o odwołaniu członka zarządu nie ma żadnego wpływu na zawartą umowę o pracę. W szczególności odwołanie nie oznacza jednocześnie wypowiedzenia umowy bądź jej rozwiązania bez wypowiedzenia. Zakończenie stosunku pracy z byłym członkiem zarządu wymaga podjęcia odrębnych czynności przez uprawniony podmiot z uwzględnieniem przepisów kodeksu pracy.
W razie jednoczesnego odwołania z funkcji członka zarządu uprawniona do rozwiązania (wypowiedzenia) umowy zawartej między spółką, a członkiem jej zarządu jest wspomniana już rada nadzorcza lub powołany do tego pełnomocnik. Art. 210 § 1 k.s.h. mówi o reprezentacji tych podmiotów „w umowie” z członkiem zarządu, a więc nie tylko przy jej zawarciu. Z kolei, jeżeli doszło już do odwołania członka zarządu w drodze stosownej uchwały, do podejmowania wszelkich czynności w imieniu spółki wobec byłego członka właściwy jest zarząd, zgodnie z zasadą domniemania kompetencji zarządu (art. 368 § 1 k.s.h.).
Wskazanie przez spółkę jako przyczyny rozwiązania umowy o pracę tylko faktu odwołania danej osoby z funkcji członka zarządu jest najczęściej wystarczające. Należy jednak mieć na uwadze, że nie w każdym przypadku będzie to wystarczające do rozwiązania umowy z były członkiem ze względu na szczególną ochronę stosunku pracy (np. w okresie przedemerytalnym, urlopów związanych z rodzicielstwem, czy chorobą).
Funkcjonowanie członka zarządu jako pracownika spółki z o.o. napotykać może w praktyce wiele przeszkód, związanych z interpretacją obowiązujących przepisów dot. sposobu zawierania oraz rozwiązywania umów o pracę, w tym także, gdy jest nim wspólnik spółki z o.o. Nie zmienia to faktu, że dopuszczenie możliwości występowania członka zarządu jako pracownika spółki z o.o. ma swoje uzasadnienie i wydaje się być często dobrym rozwiązaniem.
Jeżeli masz wątpliwości związane z zawarciem umowy o pracę z członkiem zarządu – zapraszamy do kontaktu.
